曾有专家指出，展会营销是从宣传资料的封皮开始的，而宣传资料的设计和制作是一门艺术。的确，宣传资料在展会宣传推广中的作用举足轻重，而且形式多样。宣传资料可以是几张印在廉价纸上的散页传单，也可以是对折的有封面的传单或者是色彩丰富、材料考究、制作精美的宣传册。
宣传册应该包括的关键信息涉及到了营销中的5W问题：谁(是展会的主办单位)、(展会的名称和主要内容是)什么、(展会的举办地点在)哪里、(将会有)哪些人(参加)、(展会将在)什么时间(举办)。现将展会宣传材料的相关内容整理如下，望对参展企业提前准备展会宣传资料有所帮助。
一、展会宣传资料概述
(一)、展会宣传资料的功能
宣传资料在展会营销过程中起着非常关键的作用，其最终目的或者说主要功能就是提供展会的有关信息，激发人们对展会的兴趣。具体而言，表现在以下几个方面：
1、强调参加展会的好处，吸引潜在与会者。
2、提供有关展会策划和大致框架的信息。
3、提供旅行和到达展会城市后的相关信息。
4、得到受众是否参展的确认信息。
(二)、展会宣传资料的内容
若按照一对一营销的原理，展会宣传资料的内容应该因对象而变化。事实上，精明的展会策划人已经意识到了这一点，但在实际运作时，为了降低设计和制作成本，展会主办者往往统一使用一种宣传材料。一般情况下，一份展会宣传资料(假设是第一份邮寄品)应包括以下五点基本内容：
1、展会的基本情况介绍，如主题、日期、展馆、展品范围、日程安排等。
2、展会能给参展者带来什么利益，虽然这一点主要通过主题来表现，但材料中能高度概括出来最好。
3、展会的创新之处。
4、展会的同期活动、配套服务项目。
5、注册信息，如展会主办单位的联系方式、提前报名的优惠措施等。
二、展会宣传资料制作
展会宣传资料的设计和制作是一门艺术，就连注册表放在什么地方也要考虑再三。但无论是什么行业的展会，营销人员在亲自设计或选择宣传资料的风格及具体内容时，都应遵循一个基本原理：首先弄清楚宣传材料的客户是谁，他们想要了解什么展会信息，然后再决定采取什么风格和突出什么内容。
(一)、关键因素
首先需要提醒营销人员的是：展会不是针对自己的，而是针对观众和他们能够得到的利益。换句话说，展会宣传资料的制作必须以潜在参展者的需求为导向。在设计和制作宣传材料的整个过程中都要坚持这一理念，这对于展会营销战略至关重要。另外，还有5个因素需要特别注意：
1、长度。
2、习语。
3、语法。
4、次序。
5、气氛。
(二)、设计标准
展会类型及目标客户的不同，甚至是展会主题的相异，都会要求展会宣传资料不断地进行改变和创新。尽管展会的宣传资料各不相同，但下列这些通用标准对展会宣传册的设计者是大有裨益的：
1、 深浅颜色的强烈对比。
2、使用简短、明了的句子。
3、让他人做最后的校对。
4、充分利用图片来展示展会举办地的美丽或者重要人物的魅力。
5、在使用照片、艺术品和插图时，要征得原创作者的同意。
6、谨慎地使用字体。
7、不能让客户劳时费神地查找联系方式。
8、一些关键的联系方式，如电话号码、传真号码、电子邮件地址和其它信息应该包括在注册表中。
9、不是所有正文或图片的空白都需要填满。
10、花边框中的文字或粗体的工具条是用来强调特色或引用重要演讲人讲话的最有效的工具。
11、与印刷厂进行仔细的谈判，以便有效控制宣传册的设计进度和印刷成本。
12、在印刷之前应该出一份宣传册的清样，以检查其中是否存在清晰度、拼写和语法方面的问题。