外贸英语中，外贸英语函电是比较难上手的一部分。做外贸第一步要学会的就是外贸英语函电，这是作为一名外贸业务员最基本的技能。很多像我这种外贸英语基础差的业务员第一天上班或者准备上班的时候要花费大量的时间来找一些外贸函电的范文，使自己在新的工作岗位上不至于无所适从。其实写函电也不光是外贸英语的积累，还有很多技巧可以使用。下面小编就给大家分享一些外贸英语函电写作技巧。
一般来说，重要或强调的事情都放在信件的开头或结尾，并且不能用含糊不清的主词，例如this、that、they和which等等。如果同等重要的内容要用and来连接，较轻的就放在次要的句子里。比如Because the cost price has increased so we sold higher.和We sold higher because the cost price has increased.两个句子强调的事情不一样，所以给人的感觉也完全不一样。
并不是所有的函电都用同一种语气，不同的内容要采用不同的语气，才会让人感到你在真诚、认真地和对方沟通。通常开发信、询盘回复是和客户建立商业关系的第一封函电，所以语气要客气，热情，显得专业有条理，让客户认为你是一个非常可靠的卖家。平常普通业务的联系要细心、友好，给予客户信任感。当催促付款的时候，要急切又不失礼貌，表现出你的耐心。当客户索赔时，要给予足够的解释和说明。
外贸函电的特点就是语言简洁精炼，虽然字数不多，但要把想说的都传达给客户，所以就要学会抓住细节词汇。库存不多，英文可以用low stock表达。没有库存，是out of stock；库存充足，是sufficient stock。很多业务员写邮件特别爱用try one’s best这个句型，客人要早点交货，就回复客人I will try my best to ship them earlier. 客人要价格低一点，sales就try my best给你最好的价格；客人要尽快得到回复，sales还是会try my best尽早回复你。其实用词可以多变，用go all out to do也无妨。
外贸英语的学习必须每天坚持才会有所提高，外贸英语函电写作也要多多练习才会越来越得心应手。每个外贸老师都是从不会到会，这是个不断付出不断改进的过程，所以新人在刚开始写外贸英语函电的时候千万不要急躁，脚踏实地的练习才会有所收获。