第四天 外贸单证的制作与单证事故处理
发布日期:2018-05-02 浏览次数:?
单证是整个外贸工作的核心。新手通过学习单证,可以很清晰地将整个外贸环节串联起来。
一、外贸单证的种类与使用
外贸实务中,单证的制作与出具人通常有出口商、出口国的商检等机构,货运公司以及进口商,一般规定是英文或中英文对照。
外贸常见的单证有:
1.合同(CONTRACT)
CONTRACT是统称,买卖双方均可出具。如系卖方制作,可称为销售确认书(SALES?CONFIRMATION),买方出具则可称为采购确认 (PURCHASED?CONFIRMATION)。除了与国内销售合同相同的要素如买卖双方名址,签订时间、地点、交易货物品名、付款方式、违约责任以 外,还可以根据不同产品的特点附加条款。此外,正式的外贸合同,往往还有更详细的约定,比如信用证条件下的信用证开证要求,对各种不可抗力的规定等细则。
对于容易在装卸和储运过程中发生短缺的散货如矿产、粮农副产品等,合同中往往还会附加“溢短装”条款,即允许在合同总数量和金额的基础上,有若干幅度的差异,最后按照实际交货量来结算。比如“5%?MORE?OR?LESS?ALLOWED”,即允许多交或少交5%。
理论上,合同应该“一式两份,双方各执一份经签章的正本为凭”,可在外贸实务中不大苛求照搬执行,一般的传真件也就行了,作为备忘录。更多的还是依靠商业 信用,以及预付款、信用证等实质的把控手段。合同本身反倒显得不重要了。也正因为如此,一些国家的客户甚至制作固定合同,并留下“信用证开出后生效”等条 款,进一步淡化合同的约束力,到处散发作为询价工具。碰到这样的合同,不必当真,预留时间,等到信用证收到再有所行动不迟。
2.发票(INVOICE)
或称商业发票(Commercial?Invoice)。外贸的“发票”概念和国内的财务发票完全不同。外贸发票是出口商自己制作、出具的文件,用于说明 此票货物的品名、数量、单价、总值等,以及其他一些说明货物情况的内容。发票格式不拘,但必须包括上述要素,并全名落款。发票必须注明一个发票号码(自己 拟定),出票时间。可以按照需要一式几份,由若干正本和副本组成的,应注明“ORIGINAL”、“COPY”字样。发票的末端通常有E.& O.E.字样,意为“有错当查”,即此份发票如有错漏允许更改。
发票的样本见式样2。
3.形式发票(PROFORMA?INVOICE)
样式近似商业发票,几乎可以直接把商业发票过来,标题改为“PROFORMA?INVOICE”即可。形式发票的用处,一是类似于单方面合同,作为报价和 确定交易的工具。一些国家的客户喜欢“确认形式发票”的形式作为合同。因此,除了和商业发票相同的内容外,还可以根据需要在空白处以“REMARK”加注 的形式增加条款,比如交货期等等,以进一步落实交易。此外,对于那些需要进口许可或外汇使用额度的交易,客户也需要形式发票来做前期申请。在采用国际快递 寄送货物的时候,也需要附上形式发票,作为快递公司统一报关计用。
4.装箱单(PACKING?LIST)
与外贸发票对应,性质一样,主要用于说明货物的包装情况,如品名、数量、包装方式、毛重、体积。视产品类别的需要还可以加上其他详细说明,如净重等。
样式与发票相仿,只是不需要注明货物价值。通常也需要若干正本和副本。
样本见式样3。
5.提单(BILL?OF?LOADING)
提单就是货物交付货运公司以后,由货运公司出具的证明,用以代表物权,以及在目的地提货。每个船公司都有自己式样的提单,但内容则大同小异。提单是最核心 单证,某种意义上就是货物的代表,货款的价值。对于提单,后面我们会专门用一个章节来了解学习。根据运输方式的不同,分为空运提单(AIR?WAY? BILL,简称AWB)和海运提单(OCEAN?BILL?OF?LOADING,简称B/L)及其他。但实务中以海运提单最为常见,空运提单次之。
提单由货运公司根据发货人提供的发货人和收货人名址、目的地、货物描述等相关数据来填制,经发货人确认无误后签章出具。一般三正三副,任何一份正本均可提 货。一经提货,其余两份即告失效。为防止提单在传递过程中遗失,如果客户没有指明要求的话,可以只给客户一份或两份正本。除了提单上的固定栏目外,海运提 单在签发的时候还必须加注“上船时间”(ON?BOARD?DATE)字样,这是计算实际交货期的标准。海运提单样本见式样4。
6.装船通知(SHIPPING?ADVICE)
船开前或不迟于船开当日,由发货人出具给收货人的装船情况通知。格式不限,但应包括下列内容:收货人(Consignee)、发货人 (Consigner)、货物名(Goods)、提单号(B/L?Number)、集装箱/铅封号(Container/Seal?Number)、船名 (Vessel?Name)、航次(Voy)、目的港(Destination?Port)、起航日(ETD,?Estimated)和预计抵达日 (ETA,?Estimated?Time?of?Arrival)等项目内
7.保险单(INSURANCE?POLICY) |
8.商检证、质量证、重量证、卫生证等(INSPECTION?CERTIFICATE?OF?QUANTITY,WEIGHT,HEALGH。。。) |
10.受益人声明(BENEFICIARY?CERTIFICATION)
受益人声明只出现在信用证下(受益人本身就是信用证操作方式中的术语,一般指出口商)。如果不是信用证操作的话,一般叫做厂商声明(SUPPLIER?DECLARATION)或类似表述。
受益人声明主要用于不便或无法用官方文件证明的,客户要求做到的事宜,或其他一些类似于保函(保证承担某些责任或某些可能产生的责任的声明)的内容。
书写上无规定格式,只需要列标题为BENEFICIARY?CERTIFICATION,行文上有“WE?HEREBY?CERTIFICATE?THAT…”后面加上客户所需声明的内容,再落款盖章即可。
范例如下:
BENEFICIARY?CERTIFICATION
DATE:?08.?OCT.?2005
WE?HEREBY?CERTIFICATE?THAT?COPY?OF?ALL?SHIPPING?DOCUMENTS?HAVE?BEEN?FAXED?DIRECTLY?TO?XXXXX?WITHIN?5?DAYS?AFTER?FROMB/L?DATE.
FUDA?IMP&EXP?CO.,?LTD?
NO.88?XINHUA?RD,?SHANGHAI,?CHINA?200020
11.?船公司/货运人声明(FORWARDER?CERTIFICATION)
性质和格式类似于受益人声明的文件,由船公司或货运公司出具。多用于证明货运公司在承运操作中符合客户要求。常见的类型有声明船龄符合要求(比如15年内),声明不悬挂以色列旗帜(常见于中东客户要求)等。
12.出口收汇核销单 |
汇票(Draft)
汇票是由出票人签发并由付款人按约定的付款期限(即期或远期)对指定的受款人我条件支付一定金额的指令。一般出现在信用证操作中,由银行提供空白票据,出口商填写,付款人签字以确认付款。
汇票范例见式样13。
了解这些单证知识以后,我们对外贸就有个清晰的流程概念了:
1.外贸洽谈前期,制作形式发票用于报价、交易参考或客户申请进口许可等。
2.交易确认以后,制作外贸合同。
3.准备交货的时候,制作商业发票、装箱单、核销单、报关单,申请商检放行单等报关出口。
4.报关后海关退返核销单、报关单的收汇联与核销联等。
5.交货付运后,得到三证三副提单。
6.制作、申办、整理客户所需的全套单据,如发票、装箱单、商检证、产地证、受益人证明等等以收取货款。
7.凭收汇银行水单、核销单、报关单核销联等办理核销与退税。
无论是否操作信用证,单据都比较重要。外贸单证通常是成套的,即根据客户的要求,相关的单证作为一套,用于交付、转卖和货款收付。单证制作的基本原则,是 “单证一致,单单一致”,即单证制作符合信用证要求(在信用证操作时),同一套的单据间,在相同栏目的内容一致。比如,货物的数量,无论在发票、装箱单还 是其他单据的数量栏中,填写都应一致,包括计量单位;在提单中显示了唛头(货物外包装箱上印刷的用于识别的标志符号),发票中就不能显示“N/M”(无唛 头)。此外,每份单据都会标明出具日期,而外贸操作中对各种单据的日期有相应的规定,要求签发日期应符合逻辑性和国际惯例。一般地,作为收款用的全套单 据,日期以提单上的ON?BOARD?DATE为基准,来确定各单据的日期:
发票(INVOICE)日期一般早于所有单证;
装箱单(PACKING?LIST)一般与发票同日,必须在提单日之前;
提单日(ON?BOARD?DATE)不能超过L/C规定的装运期;
保单(INSURANCE?POLICY)的签发日应早于或等于提单日期,不能早于发票;
产地证(C/O、FORMA)不早于发票日期,不迟于提单日;
商检证(INSPECTION?CERTIFICATION)日期不晚于提单日期,但也不能过早于提单日;
受益人证明(BENEFICIARY?CERTIFICATION?等于或晚于提单日;
船公司证明(FORWARDER?CERTIFICATION):等于或早于提单日;
汇票(DRAFT)日期应晚于提单、发票等其他单据,但不能晚于L/C的效期。
单据制作应从一开始就养成良好习惯。按照老外贸业务员的做法,交易确定以后,及时为交易归档,预先按照单据栏目整理出填制内容,如客户名址、货物品名描述 等。具体制单的时候,直接调用即可,避免了临时打字的拼写错误可能。根据这个原理,市面上也出现了各种外贸制单软件,可预先输入资料,按照单证类别自动生 成。
除了制单人为错误外,因为外贸过程中环节甚多,不同部门的操作中难免会有疏漏误差,或因情况改变而导致的错误。比如,原定出货100箱,也按照这个数量制 作了商检和报关,可实际装运的时候发现仓库记录错误,实际发货量只有98箱,或者是在装卸过程中损坏了2箱等。对于这样的情形,可以视情况灵活处理。信用 证项下操作的,完全依靠信用证制单;非信用证的,根据单证交付的对象不同见机行事。因此可分为“将错就错”和“分套处理”两类方式。
所谓将错就错,就是虽然与实际不符,仍按照事先约定的条件制单,因此赞成的影响另外与客户协商解决。比如,在货物短少的情况下,仍按照全数缮制单证。这多 见于信用证项单证错误的处理,我们在后面的信用证一章中将专题讲解。所谓分套处理,就是根据单证交付对象的不同,分别制作内容不同的单证。比如在报关数量 和金额与实际有误差的情形下,给海关的单证按照原报关资料,给客户的单证则按照实际的数量和金额缮制。如果提单上的数量与报关数量一致,则可略微调整单 价,在总数量不变的情况下减少总金额,使之符合实际收取的货款。此外,因为报关等数据失误,导致实际收汇和报关金额不一致,会影响核销。一般的做法,在数 额差别不大,比如2000美金以内,仍可以核销。亦可截长补智囊,把多收的钱弥补其他少收的钱,把帐目做平。最后,还有一个可能会犯的低级错误,单证遗 失。
二、单证遗失事故的处理 |
1.报关单据的遗失 |
1.??原产地证的遗失或修改
如果因实际交货与申报的不符,或有其他错漏,需要修改补充原产地证内容,必须申明更改理由并提供依据,经签证机构审查符合要求后,重新办理申请手续,收回 原发原产地证,换发新证。如已签发的原产地证遗失或损毁,从签发之日起半处内,申请单位必须向签证机构申明理由并提供依据,经签证机构审查同意后重新办理 申请手续。签证机构在新签证书上注明“XX年XX月XX日原发XX号原产地证作废”。这里说的签证机构,可以是进出口商品检验检疫局,也可以是各地的贸易 促进会。单证缮制正确完整,就为收取货款奠定了基础。然而,如何在交付货物单证后顺利收回货款,仍是我们特别需要重视的。货款不能及时、安全收回,所有业 务都是一场空。前面我们曾说过,为保障出口商收回货款,理论上通行的做法是信用证。实际上除了信用证外,还有几种结算方式。不过信用证始终算最安全、最有 保障的----当然,也是手续费最的。所以,下一章我们将以信用证为主,其他方式为辅,专门学习国际贸易货款结算。